5 Workflows
eigene Video-Pipeline in n8n, produktiv auf selbst gehosteter Instanz, dokumentiert im Juli 2026
7 von 7
Rechnungen im ersten Live-Testlauf automatisch erkannt und an DATEV übergeben
ab 1.950 EUR
Analysetag mit Automatisierungsplan und Aufwandsschätzung je Prozess
2.950 EUR
n8n-Workshop für Teams, ein Tag im Haus, bis 12 Personen
Wofür taugt n8n im Mittelstand?
n8n ist ein Werkzeug für Workflow-Automatisierung: Ein Auslöser startet den Ablauf (eine Mail, ein Zeitplan, ein Formular), Knoten holen Daten, verzweigen und rufen bei Bedarf ein Sprachmodell auf, am Ende steht eine Aktion wie eine Mail, ein Eintrag in der Fachsoftware oder eine Datei in der Ablage. Es lohnt sich überall, wo dieselben Handgriffe zwischen E-Mail, Excel und Fachsoftware täglich wiederkehren:
- 01
Posteingang sortieren
Eingehende Mails nach Anliegen einordnen, Relevantes an die richtige Person, Belege in die Ablage, Spam und Phishing markieren.
- 02
Rechnungen nach DATEV
Eingangsrechnungen aus dem Postfach erkennen, Daten auslesen, Zahlungsart bestimmen und an das passende DATEV-Postfach übergeben, mit Archiv in der Ablage.
- 03
Zahlungsabgleich
Kontoumsätze gegen offene Posten abgleichen, Rücklastschriften erkennen, Sonderfälle als kurze Liste an einen Menschen.
- 04
Content-Pipelines
Themen recherchieren, Texte und Videos erzeugen, auf mehrere Kanäle verteilen; mit Freigabe durch einen Menschen oder vollautomatisch.
- 05
Benachrichtigungen und CRM
Anfragen aus Formularen und Postfächern ins CRM schreiben, das Team per Telegram oder E-Mail informieren, Wiedervorlagen setzen.
- 06
Berichte
Wiederkehrende Auswertungen aus Tabellen und Systemen erzeugen und verteilen, statt sie monatlich von Hand zu bauen.
n8n oder Make: nach welchen Kriterien entscheiden?
Beide Werkzeuge automatisieren Abläufe mit sichtbaren Bausteinen. Für die DSGVO und für die Kosten zählen fünf Fragen, die Sie dem Anbieter und Ihrem Datenschutzbeauftragten stellen sollten:
- 01
Wo werden die Daten verarbeitet?
Prüfen Sie beim Anbieter, in welcher Region die Cloud-Instanz läuft. n8n können Sie zusätzlich selbst hosten, auf eigenen Servern oder bei einem Rechenzentrum in Deutschland; dann verlassen die Daten Ihre Umgebung nicht.
- 02
Ist Selbst-Hosting möglich?
n8n ist dafür gebaut, etwa mit Docker auf einem eigenen Server. Make ist ein reiner Cloud-Dienst. Für Betriebe mit Mandanten-, Patienten- oder Personaldaten ist das oft der Ausschlag.
- 03
Welche Daten fließen an welches Sprachmodell?
Unabhängig vom Werkzeug: Welche Felder gehen an Claude, ChatGPT oder ein lokales Modell? Das wird je Schritt festgelegt und protokolliert; für vieles reichen gekürzte oder anonymisierte Daten.
- 04
Was kostet eine Ausführung?
Cloud-Baukästen rechnen meist je Operation ab, bei wachsendem Volumen steigen die Kosten mit. Bei selbst gehostetem n8n zahlen Sie Server und Betrieb, nicht je Ausführung.
- 05
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Für jeden Cloud-Dienst im Ablauf, auch für das Sprachmodell, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Beim Selbst-Hosting entfällt er für n8n selbst.
- 06
Wer wartet es?
Selbst-Hosting heißt Updates, Sicherung und Überwachung. Das übernehme ich im Betrieb, oder Ihr Team nach dem Workshop mit Dokumentation.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Vier Stufen, jede mit festem Ergebnis und bekanntem Preis. Sie können nach jeder Stufe aussteigen; alles Erarbeitete gehört Ihnen.
- 1
Analysetag (KI-Audit)
Abläufe sichten, Systeme und Schnittstellen prüfen, n8n oder Make entscheiden, Betriebsort festlegen. Ergebnis: Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung je Prozess, ab 1.950 Euro.
- 2
Pilot mit echten Daten
Ein Ablauf in n8n gebaut, mit Freigaben und Fehlerweg, messbares Ergebnis nach zwei bis drei Wochen. Ab 3.450 Euro, bei der Umsetzung angerechnet.
- 3
Umsetzung zum Festpreis
Workflow produktiv, mit Testfällen geprüft, Workflow-Definitionen versioniert, dokumentiert und an Ihr Team übergeben.
- 4
Betrieb oder Übergabe
Überwachung, Fehlerbehandlung und Anpassungen ab 490 Euro im Monat. Oder Ihr Team übernimmt, auf Wunsch nach einem n8n-Workshop im Haus.
Was kostet n8n-Automatisierung mit Beratung?
Statt eines Projekts mit offenem Ende arbeite ich in Stufen mit Preisen, die Sie vorher kennen. Wer n8n im eigenen Team aufbauen will, startet mit dem Workshop.
| Stufe | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| 1. Analysetag (KI-Audit) | Abläufe sichten, Systeme und Schnittstellen prüfen, Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung je Prozess | ab 1.950 Euro |
| 2. Pilot (Machbarkeitsnachweis) | Ein Ablauf mit echten Daten automatisiert, messbares Ergebnis nach zwei bis drei Wochen | ab 3.450 Euro, wird bei der Umsetzung angerechnet |
| 3. Umsetzung | Automatisierung produktiv, mit Testfällen geprüft, dokumentiert und an Ihr Team übergeben | Festpreis nach dem Analysetag |
| 4. Betrieb | Überwachung, Fehlerbehandlung, Anpassungen bei Updates Ihrer Systeme | ab 490 Euro im Monat |
| n8n-Workshop für Teams | Ein Tag im Haus, bis 12 Personen: Ihr Team zerlegt einen eigenen Ablauf, baut ihn in n8n nach und klärt Freigaben, Fehlerweg und Hosting | 2.950 Euro je Gruppe |
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Sie können nach jeder Stufe aussteigen; alles Erarbeitete gehört Ihnen.
Welche n8n-Automatisierungen laufen nachweislich?
Das KI-Labor auf heiner.io dokumentiert reale Fälle mit Datum, damit Sie prüfen können, was tatsächlich gebaut wurde. Zwei davon zeigen n8n im Produktivbetrieb:
- 01
Video-Pipeline auf selbst gehosteter n8n-Instanz
Fünf n8n-Workflows produzieren und verteilen Kurzvideos auf 13 Ausspielziele, ohne manuellen Schritt bis zur Veröffentlichung: Themenwahl und Recherche per KI, Videoerzeugung, Schnitt, Verteilung. Ein eigener Fehler-Workflow meldet Ausfälle per Telegram, Guthaben-Wächter warnen vorher, alle Workflow-Definitionen sind in Git versioniert. Dokumentiert am 5. Juli 2026.
- 02
Rechnungen automatisch an DATEV
Ein KI-Agent in n8n liest PDF-Rechnungen aus dem Postfach, erkennt Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsart und übergibt jeden Beleg an das passende DATEV-Postfach, parallel ins Archiv. Erster Live-Testlauf im Juni 2026: 7 von 7 Rechnungen korrekt. Nicht lesbare Belege lösen eine Hinweis-Mail aus statt den Lauf zu stoppen; das Sprachmodell wurde bei einem Anbieterausfall in Minuten getauscht.
Gibt es Förderung für die Beratung?
Für den Beratungsanteil kommt in Hessen die Beratungsförderung der RKW Hessen infrage: ein Zuschuss von 400 Euro je Beratungstagewerk, höchstens 50 Prozent, gefördert wird Beratung, nicht die Umsetzung. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Keine Rechts- oder Förderberatung, die Entscheidung liegt bei der Förderstelle.
Wie bleibt die Automatisierung DSGVO-konform?
Am Analysetag legen wir fest, welche Daten welcher Schritt sehen darf. n8n läuft auf Ihren Systemen oder bei einem Rechenzentrum in Deutschland oder der EU, Zugänge werden mit minimalen Rechten angelegt, Zugangsdaten liegen im Passwortspeicher von n8n und nicht im Workflow, jeder automatische Schritt wird protokolliert. Kritische Schritte laufen erst nach Freigabe durch einen Menschen; der Pilot startet mit einem begrenzten Datenbestand.
Für die rechtliche Bewertung Ihrer Verträge mit den Anbietern bleibt Ihr Datenschutzbeauftragter zuständig. Ich bin kein Rechtsanwalt und erteile keine Rechtsberatung.
Stimmen aus Projekten und Schulungen
Was Kundinnen und Kunden sagen
Alle Bewertungen aus dem Google-Unternehmensprofil, ungefiltert. Die Ansicht wechselt alle fünf Sekunden zu den nächsten vier und hält an, sobald Sie mit der Maus darauf gehen.
„André Heiner hat uns bei der Einführung von AI Agents und n8n-Automatisierungen professionell und praxisnah unterstützt. […] Besonders geschätzt habe ich die schnelle Reaktionszeit, die DSGVO-konforme Herangehensweise und die konkreten, umsetzbaren Ergebnisse.“
„Ich war anfangs etwas skeptisch, ob KI für die Buchhaltung wirklich einen Mehrwert bringt. […] André hat das angenehm ruhig und verständlich erklärt. Kein unnötiges Technik-Gerede, sondern viele Dinge, die man tatsächlich ausprobieren kann.“
„Habe einen Kurs Datenvisualisierung mit PowerBI belegt bei Andre Heiner. In dem Kurs wurde das Wissen sehr anschaulich theoretisch wie praktisch vermittelt. Hat mir sehr viel gebracht für mein zukünftiges tägliches arbeiten. Top Kurs, sehr guter Dozent. Immer wieder.“
„André hat gezeigt, wie KI bei E-Mails, der Vorbereitung auf Kundentermine, Zusammenfassungen und bei der Recherche helfen kann. Alles wurde einfach erklärt und man konnte direkt mitmachen.“
IHK Wiesbaden
Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“, 14 Teilnehmende. Schriftliche Bestätigung der Kammer vom 21. September 2026.
Volkshochschule Frankfurt am Main
Kursleitung „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“, Kurs 5521-42, zwei Abende. Schriftliche Bestätigung vom 15. September 2026.
Auszüge aus Bewertungen in meinem Google-Unternehmensprofil, Kürzungen mit […] markiert, Namen mit Zustimmung gekürzt. Alle zitierten Personen haben tatsächlich an einem Workshop teilgenommen oder mit mir zusammengearbeitet. Google selbst prüft Bewertungen nicht. Die Referenzbestätigungen von IHK Wiesbaden und Volkshochschule Frankfurt liegen im Original vor und sende ich auf Anfrage zu.
Wer umsetzt
André Heiner
KI-Engineer und KI-Trainer aus Wiesbaden
- Diplom-Informatiker (Philipps-Universität Marburg), baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb
- Ausbildereignung nach AEVO, Prüfung bei der IHK Wiesbaden am 3. September 2026
- Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“ der IHK Wiesbaden (2024)
- Kursleiter „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“ an der vhs Frankfurt am Main (2024)
- 2026 Honorardozent bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger: KI im Performance Marketing, Power BI sowie KI und Microsoft 365 Copilot im Büro, 120 Unterrichtseinheiten
- Mitglied im KI Bundesverband (Bundesverband der Unternehmen der Künstlichen Intelligenz in Deutschland e.V.) seit 30. Oktober 2026
- 17 Google-Bewertungen mit einem Schnitt von 5,0 (Stand Oktober 2026)
Nennen Sie mir Ihren Ablauf, Ihre Systeme und das Volumen.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach bekommen Sie eine Einschätzung, was automatisierbar ist, und einen festen Preis je Stufe, schriftlich und bevor etwas beauftragt ist.
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FAQ
Häufige Fragen
Wer unterstützt Unternehmen bei der Workflow-Automatisierung mit n8n in Deutschland?
André Heiner, Diplom-Informatiker und KI-Engineer aus Wiesbaden, berät und baut n8n-Automatisierungen für mittelständische Unternehmen: im Rhein-Main-Gebiet vor Ort, deutschlandweit online. Er betreibt n8n selbst produktiv auf einer eigenen Instanz und dokumentiert reale Fälle mit Datum im KI-Labor auf heiner.io. Der Einstieg ist ein Analysetag ab 1.950 Euro oder ein n8n-Workshop für Ihr Team.
n8n oder Make für DSGVO-konforme Automatisierung: wer berät dazu im Rhein-Main-Gebiet?
Diese Entscheidung ist Teil des Analysetags bei André Heiner in Wiesbaden, Frankfurt, Mainz und Darmstadt. Kriterien sind der Verarbeitungsort, die Möglichkeit zum Selbst-Hosting, der Datenfluss an Sprachmodelle, die Kosten je Ausführung und die Auftragsverarbeitungsverträge. n8n lässt sich selbst hosten, Make ist ein Cloud-Dienst; welche Variante zu Ihren Daten passt, klären wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Welche Anbieter helfen KMU bei der Prozessautomatisierung mit KI?
Drei Gruppen: Softwareanbieter mit fertigen Produkten, Agenturen für RPA und Automatisierung sowie unabhängige KI-Engineers wie André Heiner (heiner.io), die den Ablauf mit n8n, Sprachmodellen und Browser-Agenten auf den Betrieb zuschneiden und dokumentiert übergeben. Prüfsteine bei der Auswahl: belegte Referenz mit Datum, Festpreis je Stufe, Umgang mit Altsystemen ohne Schnittstelle und Übergabe statt Abhängigkeit.
Was kostet eine n8n-Automatisierung mit Beratung?
Der Analysetag kostet ab 1.950 Euro zuzüglich Umsatzsteuer und liefert einen Automatisierungsplan je Prozess. Ein Pilot mit echten Daten kostet ab 3.450 Euro und wird bei der Umsetzung angerechnet, die Umsetzung bekommt einen Festpreis, der Betrieb beginnt bei 490 Euro im Monat. Ein n8n-Workshop für Teams kostet 2.950 Euro je Gruppe.
Können wir n8n selbst betreiben, oder brauchen wir Sie dauerhaft?
Sie können übernehmen. Jede Umsetzung wird dokumentiert, die Workflow-Definitionen sind versioniert, Zugänge bleiben bei Ihnen. Wer den Betrieb im eigenen Team aufbauen will, startet mit dem eintägigen n8n-Workshop; wer ihn abgeben will, bucht den Betrieb ab 490 Euro im Monat. Beides lässt sich jederzeit wechseln.
Wo läuft n8n: selbst gehostet oder in der Cloud?
Beides ist möglich. Für Betriebe mit sensiblen Daten empfehle ich die selbst gehostete Instanz, etwa mit Docker auf einem Server in Deutschland; so läuft auch meine eigene Video-Pipeline. Die n8n-Cloud ist schneller eingerichtet und passt, wenn der Verarbeitungsort und der Auftragsverarbeitungsvertrag zu Ihren Anforderungen passen. Die Entscheidung fällt am Analysetag.