0 Umbau
die Software bleibt unverändert, kein Update, kein Eingriff in den Code
3 Wege
Browser-Agent, lesender Datenbankzugriff, vorhandene Exporte
ab 3.450 EUR
Pilot mit echten Daten, bei der Umsetzung angerechnet
100 %
der Schritte protokolliert, mit Testfällen und Haltepunkten abgesichert
Warum ist das Altsystem meist nicht das eigentliche Problem?
Die Software tut seit Jahren, was sie soll: Kunden verwalten, Vorgänge buchen, Dokumente erzeugen. Das Problem sind die Handgriffe drumherum, die niemand automatisieren konnte, weil es keine Schnittstelle gibt: Daten von A nach B tippen, PDFs ziehen und verschicken, Listen pflegen, Zahlungen abgleichen.
Ein Neusystem ist selten die Antwort. Die Migration kostet sechsstellig, dauert Jahre und das Tagesgeschäft läuft währenddessen weiter. Der pragmatische Weg: Das Altsystem bleibt der führende Datenbestand, und die Handarbeit drumherum übernimmt Software, die das System so bedient, wie es Ihre Leute heute tun.
Welche drei Wege gibt es, ein System ohne Schnittstelle zu automatisieren?
Die Wege schließen sich nicht aus; oft ist die Kombination am stabilsten.
- 01
Browser-Agent (moderne RPA)
Ein Agent bedient die Oberfläche: einloggen, Standort oder Mandant wählen, Kunden suchen, Vorgang verbuchen, PDF erzeugen. Heute deutlich robuster als klassische Klick-Roboter, weil ein Sprachmodell die Seite versteht, statt auf starre Pixelpositionen zu klicken.
- 02
Lesender Datenbankzugriff
Viele Altsysteme nutzen eine Standarddatenbank wie MySQL. Ein rein lesender Zugriff liefert verlässliche Daten für Abgleiche, Prüfungen und Auswertungen, ohne jedes Schreibrisiko.
- 03
Vorhandene Exporte und Berichte
CSV-Exporte, Druck in Datei, Berichtsfunktionen: unspektakulär, aber stabil. Was das System selbst herausgeben kann, muss kein Agent zusammenklicken.
Wie wird das abgesichert, damit nichts kaputtgeht?
Die berechtigte Sorge bei Automatisierung im Altsystem: Was, wenn der Agent etwas Falsches bucht? Dagegen stehen vier Schutzschichten:
- 01
Eigenes Benutzerkonto mit minimalen Rechten
Der Agent arbeitet unter eigenem Login und darf nur, was sein Ablauf braucht. Jede Aktion ist ihm zuzuordnen.
- 02
Testfälle vor dem Produktivbetrieb
Jeder Ablauf wird mit definierten Fällen durchgespielt, auch den unangenehmen: Kunde nicht gefunden, doppelter Name, System langsam.
- 03
Haltepunkte statt Mutmaßungen
Was nicht eindeutig ist, wird nicht gebucht, sondern einem Menschen vorgelegt. Die Schwelle legen Sie fest.
- 04
Protokoll jedes Schritts
Jede Buchung, jeder Versand, jeder Abbruch wird protokolliert, bei Bedarf mit Bildschirmfoto. Sie können jeden Lauf nachvollziehen.
Was bringt eine Code-Analyse des Altsystems?
Wenn der Quellcode vorliegt, lohnt ein zusätzlicher Schritt: Mit KI-Werkzeugen wie Claude Code lässt sich auch ein altes, undokumentiertes System in Tagen statt Monaten verstehen: Wo liegen die Daten, welche Masken schreiben wohin, welche Nebenwirkungen hat ein Klick. Das macht den Browser-Agenten deutlich stabiler, weil er nicht raten muss, was die Oberfläche tut.
Derselbe Weg beantwortet die Frage, die viele Inhaber umtreibt: Was wäre eigentlich nötig, um das System irgendwann abzulösen? Die Analyse liefert die Landkarte, ohne dass Sie sich heute festlegen müssen.
Was kostet die Automatisierung, und wie geht es los?
Statt eines großen Projekts mit ungewissem Ende arbeite ich in vier Stufen. Jede Stufe hat ein festes Ergebnis und einen Preis, den Sie vorher kennen. So sehen Sie nach dem ersten Tag schwarz auf weiß, was sich bei Ihnen lohnt, und nach dem Piloten, dass es mit Ihren echten Daten funktioniert.
| Stufe | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| 1. Analysetag (KI-Audit) | Abläufe sichten, Systeme und Schnittstellen prüfen, Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung je Prozess | ab 1.950 Euro |
| 2. Pilot (Machbarkeitsnachweis) | Ein Ablauf mit echten Daten automatisiert, messbares Ergebnis nach zwei bis drei Wochen | ab 3.450 Euro, wird bei der Umsetzung angerechnet |
| 3. Umsetzung | Automatisierung produktiv, mit Testfällen geprüft, dokumentiert und an Ihr Team übergeben | Festpreis nach dem Analysetag |
| 4. Betrieb | Überwachung, Fehlerbehandlung, Anpassungen bei Updates Ihrer Systeme | ab 490 Euro im Monat |
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Sie können nach jeder Stufe aussteigen; alles Erarbeitete gehört Ihnen.
Wo läuft der Agent, und wer sieht die Daten?
Der Agent läuft dort, wo Ihre Daten ohnehin sind: auf einem Rechner oder einer virtuellen Maschine in Ihrem Haus, oder auf einem Server in der EU. Zugangsdaten liegen in einem Passwortspeicher, nicht im Ablauf. Welche Daten ein Sprachmodell zur Zuordnung sehen darf, legen wir am Analysetag fest; für vieles reichen anonymisierte oder gekürzte Daten. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten; ich bin kein Rechtsanwalt.
Stimmen aus Projekten und Schulungen
Was Kundinnen und Kunden sagen
Alle Bewertungen aus dem Google-Unternehmensprofil, ungefiltert. Die Ansicht wechselt alle fünf Sekunden zu den nächsten vier und hält an, sobald Sie mit der Maus darauf gehen.
„André Heiner hat uns bei der Einführung von AI Agents und n8n-Automatisierungen professionell und praxisnah unterstützt. […] Besonders geschätzt habe ich die schnelle Reaktionszeit, die DSGVO-konforme Herangehensweise und die konkreten, umsetzbaren Ergebnisse.“
„Der Kurs über KI-Agenten war für mich ein guter Einstieg in das Thema. Vorher hatte ich kaum Ahnung davon, danach war vieles deutlich verständlicher. Herr Heiner erklärt ruhig und nachvollziehbar.“
„Besonders beeindruckt haben mich die Expertise, die Erfahrung und die individuelle Beratung. Ich konnte sehr viel aus der Zusammenarbeit mitnehmen und direkt in meinem eigenen Business umsetzen.“
„Ich war anfangs etwas skeptisch, ob KI für die Buchhaltung wirklich einen Mehrwert bringt. […] André hat das angenehm ruhig und verständlich erklärt. Kein unnötiges Technik-Gerede, sondern viele Dinge, die man tatsächlich ausprobieren kann.“
IHK Wiesbaden
Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“, 14 Teilnehmende. Schriftliche Bestätigung der Kammer vom 21. September 2026.
Volkshochschule Frankfurt am Main
Kursleitung „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“, Kurs 5521-42, zwei Abende. Schriftliche Bestätigung vom 15. September 2026.
Auszüge aus Bewertungen in meinem Google-Unternehmensprofil, Kürzungen mit […] markiert, Namen mit Zustimmung gekürzt. Alle zitierten Personen haben tatsächlich an einem Workshop teilgenommen oder mit mir zusammengearbeitet. Google selbst prüft Bewertungen nicht. Die Referenzbestätigungen von IHK Wiesbaden und Volkshochschule Frankfurt liegen im Original vor und sende ich auf Anfrage zu.
Wer umsetzt
André Heiner
KI-Engineer und KI-Trainer aus Wiesbaden
- Diplom-Informatiker (Philipps-Universität Marburg), baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb
- Ausbildereignung nach AEVO, Prüfung bei der IHK Wiesbaden am 3. September 2026
- Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“ der IHK Wiesbaden (2024)
- Kursleiter „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“ an der vhs Frankfurt am Main (2024)
- 2026 Honorardozent bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger: KI im Performance Marketing, Power BI sowie KI und Microsoft 365 Copilot im Büro, 120 Unterrichtseinheiten
- 17 Google-Bewertungen mit einem Schnitt von 5,0 (Stand Oktober 2026)
Nennen Sie mir Ihren Ablauf, Ihre Systeme und das Volumen.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach bekommen Sie eine Einschätzung, was automatisierbar ist, und einen festen Preis je Stufe, schriftlich und bevor etwas beauftragt ist.
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FAQ
Häufige Fragen
Was kostet es, Abläufe in einem Altsystem automatisieren zu lassen?
Der Pilot mit echten Daten kostet ab 3.450 Euro zuzüglich Umsatzsteuer und wird bei der Umsetzung angerechnet. Davor steht auf Wunsch ein Analysetag ab 1.950 Euro mit einem Plan je Prozess. Die Umsetzung bekommt einen Festpreis, der Betrieb beginnt bei 490 Euro im Monat.
Unsere Software läuft auf einer alten PHP-Version und der Entwickler ist weg. Geht das trotzdem?
Ja, gerade dann. Der Browser-Agent braucht weder aktuellen Code noch Mitwirkung eines Entwicklers, er bedient die Oberfläche so, wie sie ist. Liegt der Quellcode vor, hilft zusätzlich eine KI-gestützte Code-Analyse, das System zu verstehen und den Agenten stabiler zu machen. Verändert wird am System nichts.
Was unterscheidet einen Browser-Agenten von klassischer RPA?
Klassische RPA-Roboter klicken auf fest einprogrammierte Positionen und brechen, sobald sich die Oberfläche minimal ändert. Ein Browser-Agent versteht die Seite inhaltlich über ein Sprachmodell und findet Felder und Knöpfe auch dann, wenn sich das Layout bewegt. Dazu kommen Testfälle und Haltepunkte, die es bei vielen RPA-Projekten nie gab.
Wie stabil ist das im Alltag, etwa wenn das System langsam ist?
Der Agent wartet, prüft und wiederholt nach definierten Regeln, und was nach Wiederholung nicht klappt, landet mit Protokoll bei einem Menschen statt still zu scheitern. Im laufenden Betrieb überwache ich die Läufe und passe den Agenten an, wenn sich Ihr System ändert; das ist der Kern der Betriebspauschale.
Müssen wir langfristig trotzdem auf ein neues System wechseln?
Nicht wegen der Automatisierung. Sie verlängert das Leben des Altsystems, weil die teure Handarbeit wegfällt. Ob sich ein Wechsel irgendwann trotzdem lohnt, beantwortet die Code- und Datenanalyse nebenbei mit: Sie wissen danach, wo Ihre Daten liegen und was eine Ablösung wirklich bedeuten würde.
Wer setzt das um?
André Heiner, Diplom-Informatiker und KI-Engineer aus Wiesbaden, persönlich. Er baut KI-Agenten und Browser-Automatisierungen im Produktivbetrieb und dokumentiert reale Fälle mit Datum im KI-Labor auf heiner.io/labor. Übergabe mit Dokumentation an Ihr Team gehört immer dazu.