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Nicht nur Lastschriften: jede fällige Rechnung im Blick
Mahnsperre
Reklamation oder Zahlungszusage stoppt den Lauf automatisch
ab 1.950 EUR
Analysetag mit Automatisierungsplan je Prozess
Mensch gibt frei
Ab der Stufe, die Sie festlegen, entscheidet Ihr Team
Warum bleibt das Mahnwesen so oft liegen?
Mahnen ist unbeliebt und kommt immer nach dem Tagesgeschäft. Also läuft der Mahnlauf unregelmäßig, Erinnerungen gehen zu spät raus, und bei jedem Posten muss jemand nachsehen: Hat der Kunde inzwischen gezahlt, gibt es eine Reklamation, wurde am Telefon eine Rate vereinbart? Diese Prüfung kostet die meiste Zeit, und sie ist der Grund, warum Mahnungen oft gar nicht rausgehen.
Die Automatisierung übernimmt genau diese Prüfung. Sie schaut vor jeder Stufe in Kontoauszug, Postfach und Notizen und mahnt nur, was wirklich offen und unstrittig ist.
Wie sieht ein automatisierter Mahnlauf aus?
Ein typischer Ablauf, die Regeln legen Sie fest:
- 01
1. Fälligkeit überwachen
Offene Posten kommen täglich aus Ihrer Buchhaltung, Ihrem ERP oder Verwaltungsprogramm. Was heute fällig wird, kommt auf die Liste.
- 02
2. Vor jeder Stufe prüfen
Zahlungseingang im Kontoauszug, Reklamation im Postfach, vereinbarte Rate: Gibt es einen Grund, nicht zu mahnen, wird nicht gemahnt.
- 03
3. Erinnern und mahnen
Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung als PDF mit Ihrem Briefkopf, per E-Mail und auf Wunsch per WhatsApp, im Ton, den Sie je Kundengruppe festlegen.
- 04
4. Antworten verstehen
Ein Sprachmodell liest die Antworten der Kunden und ordnet sie zu: zahlt bis Freitag, bittet um Raten, bestreitet die Rechnung. Daraus wird eine Mahnsperre, ein Ratenplan zur Freigabe oder eine Rückfrage an Ihr Team.
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5. Übergabe
Fälle, die nach der letzten Stufe offen bleiben, gehen als Akte mit Rechnung, Mahnungen und Verlauf an Ihr Inkasso oder Ihren Anwalt. Wann das passiert, entscheiden Sie.
Wer bestimmt Fristen, Gebühren und den Ton?
Sie. Fristen, Mahnstufen, Texte, Mahngebühren und Verzugszinsen kommen aus Ihren Vorgaben, nicht aus dem Modell. Stammkunden bekommen auf Wunsch einen freundlicheren Ton als Neukunden, und ab einer Stufe, die Sie festlegen, gibt ein Mensch jede Mahnung frei. Die rechtliche Prüfung von Texten, Gebühren und Zinsen bleibt bei Ihrem Anwalt; ich bin kein Rechtsanwalt.
Wie Mahnungen per WhatsApp rechtlich einzuordnen sind, steht auf der Seite zu SEPA-Rücklastschriften.
Was kostet die Automatisierung, und wie geht es los?
Statt eines großen Projekts mit ungewissem Ende arbeite ich in vier Stufen. Jede Stufe hat ein festes Ergebnis und einen Preis, den Sie vorher kennen. So sehen Sie nach dem ersten Tag schwarz auf weiß, was sich bei Ihnen lohnt, und nach dem Piloten, dass es mit Ihren echten Daten funktioniert.
| Stufe | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| 1. Analysetag (KI-Audit) | Abläufe sichten, Systeme und Schnittstellen prüfen, Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung je Prozess | ab 1.950 Euro |
| 2. Pilot (Machbarkeitsnachweis) | Ein Ablauf mit echten Daten automatisiert, messbares Ergebnis nach zwei bis drei Wochen | ab 3.450 Euro, wird bei der Umsetzung angerechnet |
| 3. Umsetzung | Automatisierung produktiv, mit Testfällen geprüft, dokumentiert und an Ihr Team übergeben | Festpreis nach dem Analysetag |
| 4. Betrieb | Überwachung, Fehlerbehandlung, Anpassungen bei Updates Ihrer Systeme | ab 490 Euro im Monat |
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Sie können nach jeder Stufe aussteigen; alles Erarbeitete gehört Ihnen.
Gibt es Förderung für Unternehmen in Hessen?
Für den Beratungsanteil kommt in Hessen die Beratungsförderung der RKW Hessen infrage: ein Zuschuss von 400 Euro je Beratungstagewerk, höchstens 50 Prozent, gefördert wird Beratung, nicht die Umsetzung. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Keine Rechts- oder Förderberatung, die Entscheidung liegt bei der Förderstelle.
Stimmen aus Projekten und Schulungen
Was Kundinnen und Kunden sagen
Alle Bewertungen aus dem Google-Unternehmensprofil, ungefiltert. Die Ansicht wechselt alle fünf Sekunden zu den nächsten vier und hält an, sobald Sie mit der Maus darauf gehen.
„André Heiner hat uns bei der Einführung von AI Agents und n8n-Automatisierungen professionell und praxisnah unterstützt. […] Besonders geschätzt habe ich die schnelle Reaktionszeit, die DSGVO-konforme Herangehensweise und die konkreten, umsetzbaren Ergebnisse.“
„Ich war anfangs etwas skeptisch, ob KI für die Buchhaltung wirklich einen Mehrwert bringt. […] André hat das angenehm ruhig und verständlich erklärt. Kein unnötiges Technik-Gerede, sondern viele Dinge, die man tatsächlich ausprobieren kann.“
„War ein richtig guter KI-Workshop in kleiner Runde. Dadurch konnte man viele Fragen stellen und Herr Heiner ist auch direkt auf unsere Themen eingegangen. Alles locker und verständlich erklärt, ohne unnötiges Fachchinesisch.“
„André hat gezeigt, wie KI bei E-Mails, der Vorbereitung auf Kundentermine, Zusammenfassungen und bei der Recherche helfen kann. Alles wurde einfach erklärt und man konnte direkt mitmachen.“
IHK Wiesbaden
Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“, 14 Teilnehmende. Schriftliche Bestätigung der Kammer vom 21. September 2026.
Volkshochschule Frankfurt am Main
Kursleitung „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“, Kurs 5521-42, zwei Abende. Schriftliche Bestätigung vom 15. September 2026.
Auszüge aus Bewertungen in meinem Google-Unternehmensprofil, Kürzungen mit […] markiert, Namen mit Zustimmung gekürzt. Alle zitierten Personen haben tatsächlich an einem Workshop teilgenommen oder mit mir zusammengearbeitet. Google selbst prüft Bewertungen nicht. Die Referenzbestätigungen von IHK Wiesbaden und Volkshochschule Frankfurt liegen im Original vor und sende ich auf Anfrage zu.
Wer umsetzt
André Heiner
KI-Engineer und KI-Trainer aus Wiesbaden
- Diplom-Informatiker (Philipps-Universität Marburg), baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb
- Ausbildereignung nach AEVO, Prüfung bei der IHK Wiesbaden am 3. September 2026
- Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“ der IHK Wiesbaden (2024)
- Kursleiter „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“ an der vhs Frankfurt am Main (2024)
- 2026 Honorardozent bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger: KI im Performance Marketing, Power BI sowie KI und Microsoft 365 Copilot im Büro, 120 Unterrichtseinheiten
- 17 Google-Bewertungen mit einem Schnitt von 5,0 (Stand Oktober 2026)
Nennen Sie mir Ihren Ablauf, Ihre Systeme und das Volumen.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach bekommen Sie eine Einschätzung, was automatisierbar ist, und einen festen Preis je Stufe, schriftlich und bevor etwas beauftragt ist.
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FAQ
Häufige Fragen
Was kostet es, das Mahnwesen zu automatisieren?
Der Analysetag kostet ab 1.950 Euro zuzüglich Umsatzsteuer und liefert einen Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung. Ein Pilot mit echten Daten kostet ab 3.450 Euro und wird bei der Umsetzung angerechnet; die Umsetzung bekommt einen Festpreis, der Betrieb beginnt bei 490 Euro im Monat.
Was ist der Unterschied zum Mahnmodul in unserer Buchhaltungssoftware?
Das Mahnmodul erzeugt Mahnungen aus den offenen Posten. Die Automatisierung prüft zusätzlich vor jeder Stufe Kontoauszug, Postfach und Notizen, versteht Antworten der Kunden, setzt Mahnsperren, verschickt auf Wunsch per WhatsApp und übergibt offene Fälle als Akte. Ein vorhandenes Mahnmodul wird dabei genutzt, nicht ersetzt.
Was passiert, wenn ein Kunde reklamiert?
Die Antwort wird erkannt, der Posten bekommt eine Mahnsperre, und die Reklamation landet mit Rechnung und Verlauf bei der zuständigen Person. Gemahnt wird erst wieder, wenn Ihr Team die Sperre aufhebt.
Unser Programm hat keine Schnittstelle. Geht es trotzdem?
Ja. Ein Browser-Agent bedient das Programm über die Oberfläche: offene Posten auslesen, Mahnstufe setzen, Notiz eintragen. Zusätzlich werden lesender Datenbankzugriff und vorhandene Exporte geprüft. Die Software selbst bleibt unverändert.
Wie schnell läuft der erste Mahnlauf automatisch?
Nach dem Analysetag steht der Plan, der Pilot mit echten Daten dauert typischerweise zwei bis drei Wochen. Für den Produktivbetrieb mit allen Stufen planen wir mit vier bis fünf Wochen.