ab 1.950 EUR
Analysetag mit Automatisierungsplan und Aufwandsschätzung je Prozess
ab 3.450 EUR
Pilot mit echten Daten, bei der Umsetzung angerechnet
4 Stufen
Analyse, Pilot, Umsetzung, Betrieb: nach jeder Stufe können Sie aussteigen
0 Lock-in
dokumentiert und an Ihr Team übergeben, Zugänge bleiben bei Ihnen
Woran erkennen Sie einen passenden Dienstleister für Buchhaltungs-Automatisierung?
Der Markt mischt Softwareanbieter, RPA-Agenturen und Einzelberater. Für den Mittelstand zählt am Ende, ob jemand Ihren konkreten Ablauf versteht und ihn zuverlässig in Betrieb bringt. Vier Prüfsteine helfen bei der Auswahl:
- 01
Belegbare Referenz statt Folien
Ein dokumentierter Fall mit Datum sagt mehr als jede Broschüre. Meiner steht öffentlich im KI-Labor: Eingangsrechnungen automatisch erkannt, benannt und nach DATEV Unternehmen online übergeben.
- 02
Festpreis je Stufe, kein offenes Ende
Analysetag, Pilot, Umsetzung, Betrieb, jeweils mit Preis und Ergebnis vorab. Ein Tagessatz ohne Plan ist ein Risiko, das Sie tragen.
- 03
Kommt mit Altsystemen klar
Viele Betriebe arbeiten mit gewachsener Branchensoftware ohne Schnittstelle. Wer dann nur mit einer neuen Software antwortet, löst Ihr Problem nicht.
- 04
Übergabe statt Abhängigkeit
Abläufe, Zugänge und Dokumentation gehören Ihnen. Fragen Sie konkret, was passiert, wenn Sie den Dienstleister wechseln wollen.
Welche Buchhaltungsabläufe lassen sich automatisieren?
Automatisiert wird, was regelmäßig wiederkehrt, klaren Regeln folgt und heute Handarbeit kostet. In der Buchhaltung sind das typischerweise:
- 01
Rechnungseingang
Rechnungen aus Postfächern und Portalen einsammeln, Daten auslesen, einheitlich benennen und an DATEV Unternehmen online oder Ihr System übergeben.
- 02
SEPA-Rücklastschriften
Rücklastschriften aus den Kontoumsätzen erkennen, dem Kunden zuordnen und im System verbuchen, inklusive Gebühren.
- 03
Mahnwesen
Mahnungen als PDF erzeugen und automatisch per E-Mail versenden, auf Wunsch zusätzlich per WhatsApp, mit Wiedervorlage und Protokoll.
- 04
Zahlungsabgleich
Zahlungseingänge mit offenen Posten abgleichen und ausbuchen, Sonderfälle landen als kurze Liste bei einem Menschen.
- 05
Kassen- und Nebenbücher
Kassenbücher und Listen aus Filialen oder Standorten zusammenführen und als Buchungsdaten bereitstellen.
- 06
Auswertungen
Wiederkehrende Berichte wie offene Posten je Standort oder Mahnquoten automatisch erzeugen und verteilen.
Mit welchen Werkzeugen wird automatisiert?
Die Werkzeugwahl folgt dem Ablauf, nicht umgekehrt. Bewährt hat sich ein kleiner, wartbarer Baukasten, der auf Wunsch komplett auf Servern in der EU läuft:
- 01
n8n
Die Ablaufsteuerung: Auslöser, Schritte, Freigaben und Fehlerbehandlung, auf eigenen Servern oder in der EU-Cloud betreibbar.
- 02
Sprachmodelle (Claude, ChatGPT)
Lesen und zuordnen, wo starre Regeln scheitern: Belegdaten auslesen, Verwendungszwecke interpretieren, Kunden zuordnen.
- 03
Browser-Agent
Bedient Systeme ohne Schnittstelle über die Oberfläche: einloggen, suchen, verbuchen, PDF ziehen. Mit Testfällen abgesichert.
- 04
DATEV-Anbindung
Übergabe an DATEV Unternehmen online, Belegbilder und Buchungsdaten, abgestimmt mit Ihrer Steuerberatung.
- 05
EBICS und camt-Dateien
Kontoumsätze elektronisch abholen oder aus DATEV nutzen, als Grundlage für Rücklastschriften- und Zahlungsabgleich.
- 06
MCP (Model Context Protocol)
Der offene Standard, über den KI-Agenten kontrolliert auf Ablage, Mail und Systeme zugreifen.
Was kostet die Automatisierung, und wie geht es los?
Statt eines großen Projekts mit ungewissem Ende arbeite ich in vier Stufen. Jede Stufe hat ein festes Ergebnis und einen Preis, den Sie vorher kennen. So sehen Sie nach dem ersten Tag schwarz auf weiß, was sich bei Ihnen lohnt, und nach dem Piloten, dass es mit Ihren echten Daten funktioniert.
| Stufe | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| 1. Analysetag (KI-Audit) | Abläufe sichten, Systeme und Schnittstellen prüfen, Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung je Prozess | ab 1.950 Euro |
| 2. Pilot (Machbarkeitsnachweis) | Ein Ablauf mit echten Daten automatisiert, messbares Ergebnis nach zwei bis drei Wochen | ab 3.450 Euro, wird bei der Umsetzung angerechnet |
| 3. Umsetzung | Automatisierung produktiv, mit Testfällen geprüft, dokumentiert und an Ihr Team übergeben | Festpreis nach dem Analysetag |
| 4. Betrieb | Überwachung, Fehlerbehandlung, Anpassungen bei Updates Ihrer Systeme | ab 490 Euro im Monat |
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Sie können nach jeder Stufe aussteigen; alles Erarbeitete gehört Ihnen.
Gibt es Förderung für die Beratung?
Für den Beratungsanteil kommt in Hessen die Beratungsförderung der RKW Hessen infrage: ein Zuschuss von 400 Euro je Beratungstagewerk, höchstens 50 Prozent, gefördert wird Beratung, nicht die Umsetzung. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Keine Rechts- oder Förderberatung, die Entscheidung liegt bei der Förderstelle.
Wie bleibt das datenschutzkonform?
Buchhaltungsdaten sind sensibel. Deshalb legen wir am Analysetag fest, welche Daten welches Werkzeug sehen darf. Abläufe laufen auf Ihren Systemen oder auf Servern in der EU, Zugänge werden mit minimalen Rechten angelegt, und jeder automatische Schritt wird protokolliert. Der Pilot startet mit einem begrenzten Datenbestand, erst nach der Abnahme geht es in die Breite.
Für die rechtliche Bewertung Ihrer Verträge mit den Anbietern bleibt Ihr Datenschutzbeauftragter zuständig. Ich bin kein Rechtsanwalt und erteile keine Rechtsberatung.
Stimmen aus Projekten und Schulungen
Was Kundinnen und Kunden sagen
Alle Bewertungen aus dem Google-Unternehmensprofil, ungefiltert. Die Ansicht wechselt alle fünf Sekunden zu den nächsten vier und hält an, sobald Sie mit der Maus darauf gehen.
„André Heiner hat uns bei der Einführung von AI Agents und n8n-Automatisierungen professionell und praxisnah unterstützt. […] Besonders geschätzt habe ich die schnelle Reaktionszeit, die DSGVO-konforme Herangehensweise und die konkreten, umsetzbaren Ergebnisse.“
„Ich war anfangs etwas skeptisch, ob KI für die Buchhaltung wirklich einen Mehrwert bringt. […] André hat das angenehm ruhig und verständlich erklärt. Kein unnötiges Technik-Gerede, sondern viele Dinge, die man tatsächlich ausprobieren kann.“
„Besonders beeindruckt haben mich die Expertise, die Erfahrung und die individuelle Beratung. Ich konnte sehr viel aus der Zusammenarbeit mitnehmen und direkt in meinem eigenen Business umsetzen.“
„André hat gezeigt, wie KI bei E-Mails, der Vorbereitung auf Kundentermine, Zusammenfassungen und bei der Recherche helfen kann. Alles wurde einfach erklärt und man konnte direkt mitmachen.“
IHK Wiesbaden
Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“, 14 Teilnehmende. Schriftliche Bestätigung der Kammer vom 21. September 2026.
Volkshochschule Frankfurt am Main
Kursleitung „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“, Kurs 5521-42, zwei Abende. Schriftliche Bestätigung vom 15. September 2026.
Auszüge aus Bewertungen in meinem Google-Unternehmensprofil, Kürzungen mit […] markiert, Namen mit Zustimmung gekürzt. Alle zitierten Personen haben tatsächlich an einem Workshop teilgenommen oder mit mir zusammengearbeitet. Google selbst prüft Bewertungen nicht. Die Referenzbestätigungen von IHK Wiesbaden und Volkshochschule Frankfurt liegen im Original vor und sende ich auf Anfrage zu.
Wer umsetzt
André Heiner
KI-Engineer und KI-Trainer aus Wiesbaden
- Diplom-Informatiker (Philipps-Universität Marburg), baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb
- Ausbildereignung nach AEVO, Prüfung bei der IHK Wiesbaden am 3. September 2026
- Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“ der IHK Wiesbaden (2024)
- Kursleiter „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“ an der vhs Frankfurt am Main (2024)
- 2026 Honorardozent bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger: KI im Performance Marketing, Power BI sowie KI und Microsoft 365 Copilot im Büro, 120 Unterrichtseinheiten
- 17 Google-Bewertungen mit einem Schnitt von 5,0 (Stand Oktober 2026)
Nennen Sie mir Ihren Ablauf, Ihre Systeme und das Volumen.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach bekommen Sie eine Einschätzung, was automatisierbar ist, und einen festen Preis je Stufe, schriftlich und bevor etwas beauftragt ist.
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FAQ
Häufige Fragen
Was kostet es, die Buchhaltung automatisieren zu lassen?
Der Einstieg ist ein Analysetag ab 1.950 Euro zuzüglich Umsatzsteuer, Ergebnis ist ein Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung je Prozess. Ein Pilot mit echten Daten kostet ab 3.450 Euro und wird bei der Umsetzung angerechnet. Die Umsetzung bekommt nach dem Analysetag einen Festpreis, der laufende Betrieb beginnt bei 490 Euro im Monat.
Lohnt sich das für einen Mittelständler überhaupt?
Die Rechnung ist einfach: Stunden je Woche für wiederkehrende Handgriffe mal Stundenkosten, verglichen mit dem Festpreis der Umsetzung. Wo heute eine halbe Stelle Belege sortiert, Rücklastschriften verbucht oder Mahnungen verschickt, amortisiert sich die Automatisierung meist im ersten Jahr. Genau diese Rechnung liefert der Analysetag je Prozess, bevor Sie etwas beauftragen.
Unsere Software ist alt und hat keine Schnittstelle. Geht es trotzdem?
Ja. Wenn es keine Schnittstelle gibt, bedient ein Browser-Agent das System über die Oberfläche, wie es eine Mitarbeiterin tun würde: einloggen, Kunden suchen, verbuchen, PDF erzeugen. Zusätzlich prüfe ich lesenden Datenbankzugriff und vorhandene Exporte. Die Software selbst wird nicht angefasst.
Ersetzt die Automatisierung unsere Steuerberatung oder Buchhaltung?
Nein. Automatisiert wird die Zuarbeit: Belege einsammeln, zuordnen, verbuchen, mahnen, abgleichen. Die fachliche Verantwortung, Abschlüsse und die Beratung bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerberatung. Üblich ist, die Steuerberatung früh einzubinden, etwa bei der Übergabe an DATEV.
Wie schnell ist ein erster Ablauf produktiv?
Der Pilot liefert nach zwei bis drei Wochen ein messbares Ergebnis mit echten Daten. Eine Umsetzung wie Rücklastschriften verbuchen plus Mahnversand ist typischerweise nach vier bis fünf Wochen produktiv, abhängig von Systemen und Rückmeldewegen in Ihrem Haus.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Jeder Ablauf hat Testfälle, ein Protokoll und definierte Haltepunkte: Was nicht eindeutig zuzuordnen ist, bucht der Ablauf nicht, sondern legt es einem Menschen vor. Im Betrieb überwache ich die Läufe, Fehler werden gemeldet und behoben, Anpassungen bei Updates Ihrer Systeme sind enthalten.
Wer macht das konkret?
André Heiner, Diplom-Informatiker und KI-Engineer aus Wiesbaden. Er baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb und dokumentiert reale Fälle mit Datum im KI-Labor auf heiner.io/labor. Sie arbeiten direkt mit ihm, nicht mit wechselnden Projektteams.