3 Schritte
verbuchen, mahnen, ausbuchen: der komplette Kreislauf ohne Handarbeit
E-Mail + WhatsApp
Mahnung mit PDF auf beiden Wegen, mit Protokoll und Wiedervorlage
ab 3.450 EUR
Pilot mit echten Daten, bei der Umsetzung angerechnet
100 %
der Buchungen protokolliert, Sonderfälle landen bei einem Menschen
Warum fressen Rücklastschriften so viel Arbeitszeit?
Eine einzelne Rücklastschrift ist schnell verbucht. Teuer wird die Masse: Bei Betrieben mit Abo- oder Ratenmodellen, vielen Standorten oder Franchise-Strukturen kommen jede Woche Dutzende Fälle zusammen, und jeder Fall bedeutet dieselbe Kette von Handgriffen.
Typisch sieht die Kette so aus: Kontoumsätze sichten, die Rücklastschrift dem Kunden zuordnen, im Verwaltungssystem verbuchen, Mahnung als PDF erzeugen, E-Mail-Adresse aus der Kundenkartei kopieren, Mail schreiben, eventuell zusätzlich eine WhatsApp senden, den Fall in eine Liste eintragen, Wiedervorlage setzen. Und wenn der Kunde zahlt, beginnt die zweite Runde: Zahlungseingang finden, zuordnen, ausbuchen. Betriebe binden damit schnell eine halbe bis ganze Stelle, nur für das Eintreiben von Geld, das ihnen zusteht.
Wie sieht der automatisierte Kreislauf aus?
So läuft der Kreislauf, wenn er automatisiert ist. Jeder Schritt schreibt ein Protokoll, Sonderfälle stoppen und landen als kurze Liste bei einem Menschen.
- 1
Rücklastschriften erkennen
Kontoumsätze kommen als camt-Datei aus DATEV oder direkt per EBICS. Der Ablauf filtert Rücklastschriften heraus, inklusive Grund und Gebühren.
- 2
Kunden zuordnen
Zuordnung über Mandatsreferenz, Name und Verwendungszweck. Ein Sprachmodell hilft bei den Fällen, an denen starre Regeln scheitern.
- 3
Im System verbuchen
Über die Schnittstelle, oder bei Altsystemen über einen Browser-Agenten, der sich einloggt, den Kunden aufruft und die Rücklastschrift samt Gebühr verbucht.
- 4
Mahnung versenden
Das System erzeugt die Mahnung als PDF, der Ablauf versendet sie per E-Mail und auf Wunsch per WhatsApp, mit Eintrag in die Mahnliste und Wiedervorlage.
- 5
Zahlungseingang ausbuchen
Eingehende Zahlungen werden täglich mit den offenen Fällen abgeglichen und ausgebucht. Was offen bleibt, eskaliert nach Ihren Regeln.
Rechnet sich das?
Eine ehrliche Überschlagsrechnung reicht meist für die Entscheidung. Zählen Sie die Rücklastschriften eines Monats und multiplizieren Sie mit der Zeit je Fall über den ganzen Kreislauf, vom Verbuchen bis zum Ausbuchen sind das realistisch 10 bis 20 Minuten. Bei 200 Fällen im Monat sind das 33 bis 66 Arbeitsstunden, Monat für Monat.
Dagegen steht ein einmaliger Festpreis für die Umsetzung und ein Betrieb ab 490 Euro im Monat. Der Analysetag liefert diese Rechnung schwarz auf weiß für Ihre Zahlen, bevor Sie etwas beauftragen. Dazu kommt der Effekt, der sich schlecht in Stunden messen lässt: Mahnungen gehen am selben Tag raus statt nach Tagen, und nichts geht mehr unter.
Welche Technik steckt dahinter?
Ein kleiner, wartbarer Baukasten, der auf Wunsch komplett auf Ihren Systemen oder Servern in der EU läuft:
- 01
camt und EBICS
Kontoumsätze elektronisch: als camt-Datei aus DATEV, wo sie oft schon liegen, oder per eigenem EBICS-Abruf bei Ihrer Bank.
- 02
n8n als Ablaufsteuerung
Auslöser, Schritte, Wiedervorlagen, Fehlerbehandlung und Protokoll an einer Stelle, nachvollziehbar für Ihr Team.
- 03
Browser-Agent für Altsysteme
Verbucht in Systemen ohne Schnittstelle über die Oberfläche, mit Testfällen abgesichert. Ihre Software wird nicht verändert.
- 04
E-Mail über Ihr Postfach
Mahnungen gehen über Ihre vorhandene Adresse raus, etwa über Microsoft 365, und liegen im Gesendet-Ordner.
- 05
WhatsApp Business Plattform
Für Kundschaft, die Mails ignoriert: Mahnung mit PDF zusätzlich als WhatsApp, über die offizielle Business-Schnittstelle.
- 06
Sprachmodell für die Zuordnung
Interpretiert Verwendungszwecke und Namensdreher, damit weniger Fälle bei Menschen landen.
Was kostet die Automatisierung, und wie geht es los?
Statt eines großen Projekts mit ungewissem Ende arbeite ich in vier Stufen. Jede Stufe hat ein festes Ergebnis und einen Preis, den Sie vorher kennen. So sehen Sie nach dem ersten Tag schwarz auf weiß, was sich bei Ihnen lohnt, und nach dem Piloten, dass es mit Ihren echten Daten funktioniert.
| Stufe | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| 1. Analysetag (KI-Audit) | Abläufe sichten, Systeme und Schnittstellen prüfen, Automatisierungsplan mit Aufwandsschätzung je Prozess | ab 1.950 Euro |
| 2. Pilot (Machbarkeitsnachweis) | Ein Ablauf mit echten Daten automatisiert, messbares Ergebnis nach zwei bis drei Wochen | ab 3.450 Euro, wird bei der Umsetzung angerechnet |
| 3. Umsetzung | Automatisierung produktiv, mit Testfällen geprüft, dokumentiert und an Ihr Team übergeben | Festpreis nach dem Analysetag |
| 4. Betrieb | Überwachung, Fehlerbehandlung, Anpassungen bei Updates Ihrer Systeme | ab 490 Euro im Monat |
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Sie können nach jeder Stufe aussteigen; alles Erarbeitete gehört Ihnen.
Dürfen Mahnungen automatisch per WhatsApp verschickt werden?
Technisch läuft das über die offizielle WhatsApp Business Plattform mit den Nummern aus Ihrer Kundenkartei. Ob und wie Sie WhatsApp als Mahnweg nutzen, hängt von Ihren Vertragsunterlagen und Einwilligungen ab; das klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, viele Betriebe starten deshalb mit E-Mail und nehmen WhatsApp für Bestandskunden dazu. Unabhängig vom Kanal gilt: Zahlungsdaten bleiben auf Ihren Systemen oder Servern in der EU, jeder Versand wird protokolliert. Ich bin kein Rechtsanwalt und erteile keine Rechtsberatung.
Stimmen aus Projekten und Schulungen
Was Kundinnen und Kunden sagen
Alle Bewertungen aus dem Google-Unternehmensprofil, ungefiltert. Die Ansicht wechselt alle fünf Sekunden zu den nächsten vier und hält an, sobald Sie mit der Maus darauf gehen.
„André Heiner hat uns bei der Einführung von AI Agents und n8n-Automatisierungen professionell und praxisnah unterstützt. […] Besonders geschätzt habe ich die schnelle Reaktionszeit, die DSGVO-konforme Herangehensweise und die konkreten, umsetzbaren Ergebnisse.“
„Ich war anfangs etwas skeptisch, ob KI für die Buchhaltung wirklich einen Mehrwert bringt. […] André hat das angenehm ruhig und verständlich erklärt. Kein unnötiges Technik-Gerede, sondern viele Dinge, die man tatsächlich ausprobieren kann.“
„War ein richtig guter KI-Workshop in kleiner Runde. Dadurch konnte man viele Fragen stellen und Herr Heiner ist auch direkt auf unsere Themen eingegangen. Alles locker und verständlich erklärt, ohne unnötiges Fachchinesisch.“
„André hat gezeigt, wie KI bei E-Mails, der Vorbereitung auf Kundentermine, Zusammenfassungen und bei der Recherche helfen kann. Alles wurde einfach erklärt und man konnte direkt mitmachen.“
IHK Wiesbaden
Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“, 14 Teilnehmende. Schriftliche Bestätigung der Kammer vom 21. September 2026.
Volkshochschule Frankfurt am Main
Kursleitung „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“, Kurs 5521-42, zwei Abende. Schriftliche Bestätigung vom 15. September 2026.
Auszüge aus Bewertungen in meinem Google-Unternehmensprofil, Kürzungen mit […] markiert, Namen mit Zustimmung gekürzt. Alle zitierten Personen haben tatsächlich an einem Workshop teilgenommen oder mit mir zusammengearbeitet. Google selbst prüft Bewertungen nicht. Die Referenzbestätigungen von IHK Wiesbaden und Volkshochschule Frankfurt liegen im Original vor und sende ich auf Anfrage zu.
Wer umsetzt
André Heiner
KI-Engineer und KI-Trainer aus Wiesbaden
- Diplom-Informatiker (Philipps-Universität Marburg), baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb
- Ausbildereignung nach AEVO, Prüfung bei der IHK Wiesbaden am 3. September 2026
- Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“ der IHK Wiesbaden (2024)
- Kursleiter „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“ an der vhs Frankfurt am Main (2024)
- 2026 Honorardozent bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger: KI im Performance Marketing, Power BI sowie KI und Microsoft 365 Copilot im Büro, 120 Unterrichtseinheiten
- 17 Google-Bewertungen mit einem Schnitt von 5,0 (Stand Oktober 2026)
Nennen Sie mir Ihren Ablauf, Ihre Systeme und das Volumen.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach bekommen Sie eine Einschätzung, was automatisierbar ist, und einen festen Preis je Stufe, schriftlich und bevor etwas beauftragt ist.
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FAQ
Häufige Fragen
Was kostet es, Rücklastschriften und Mahnwesen zu automatisieren?
Der Pilot mit echten Daten kostet ab 3.450 Euro zuzüglich Umsatzsteuer und wird bei der Umsetzung angerechnet. Die komplette Umsetzung bekommt nach einem Analysetag (ab 1.950 Euro) einen Festpreis, der laufende Betrieb beginnt bei 490 Euro im Monat. Zum Vergleich: 200 Rücklastschriften im Monat kosten von Hand 33 bis 66 Arbeitsstunden.
Unsere Verwaltungssoftware hat keine Schnittstelle. Geht es trotzdem?
Ja, das ist sogar der häufigste Fall. Ein Browser-Agent bedient Ihr System über die Oberfläche: einloggen, Standort wählen, Kunden suchen, Rücklastschrift verbuchen, Mahnungs-PDF erzeugen. Die Software selbst wird nicht angefasst, und jeder Schritt ist mit Testfällen abgesichert.
Woher kommen die Kontoumsätze?
Entweder als camt-Dateien aus DATEV, wo die Kontoauszüge bei vielen Betrieben schon elektronisch liegen, oder über einen eigenen EBICS-Zugang direkt bei Ihrer Bank. Beides sind etablierte, dokumentierte Formate; welcher Weg bei Ihnen der kürzere ist, zeigt der Analysetag.
Was passiert mit Fällen, die nicht eindeutig sind?
Sie werden nicht gebucht. Der Ablauf legt sie mit allen Informationen als kurze Liste einem Menschen vor, der entscheidet. Diese Haltepunkte werden im Piloten festgelegt und sind der Grund, warum die Fehlerquote niedriger ist als bei Handarbeit unter Zeitdruck.
Wie lange dauert es bis zum produktiven Betrieb?
Der Pilot liefert nach zwei bis drei Wochen ein messbares Ergebnis, etwa einen kompletten Einzugstag automatisch verbucht. Die volle Umsetzung mit Mahnversand und Zahlungsabgleich ist typischerweise nach vier bis fünf Wochen produktiv.
Funktioniert das auch bei mehreren Standorten oder Franchise?
Ja, gerade dort lohnt es sich, weil derselbe Ablauf je Standort wiederholt wird. Der Browser-Agent wählt den Standort im System genauso aus, wie es eine Mitarbeiterin tun würde, und die Protokolle lassen sich je Standort auswerten, etwa als Mahnquote.
Wer setzt das um?
André Heiner, Diplom-Informatiker und KI-Engineer aus Wiesbaden, persönlich. Er baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb, dokumentiert reale Fälle im KI-Labor auf heiner.io/labor und übergibt jede Automatisierung dokumentiert an Ihr Team.