24/7
erreichbar: nach Feierabend, in Besprechungen, im Urlaub und in Stoßzeiten
ab 1.190 EUR
Analysetag: Gesprächsleitfaden, Datenfelder, Betriebsort und Festpreis für die Umsetzung
ab 95 EUR
im Monat für Betrieb und Überwachung, dazu Telefonie und Sprach-KI je Gesprächsminute
1. Satz
KI-Hinweis zu Beginn jedes Gesprächs, wie Artikel 50 der KI-Verordnung es verlangt
Was kann ein KI-Telefonassistent heute?
Ein KI-Telefonassistent führt ein echtes Gespräch: Er versteht gesprochenes Deutsch, antwortet schnell genug für ein Telefonat und folgt einem Gesprächsleitfaden, den Sie festlegen. Er ersetzt den Anrufbeantworter, nicht Ihr Team. Was er im Betrieb übernimmt:
- 01
Anrufe annehmen
Rund um die Uhr, auch wenn das Sekretariat im Gespräch, im Urlaub oder schon zu Hause ist. Kein Anruf geht verloren.
- 02
Anliegen erfassen
Name, Rückrufnummer, Thema, Dringlichkeit: immer dieselben Felder, damit das Team sofort weiß, worum es geht.
- 03
Rückruf oder Termin buchen
Freie Zeiten kommen live aus Ihrem Kalender (Microsoft 365, Outlook oder Google), der Termin steht sofort drin.
- 04
Weiterleiten
Dringende Fälle während der Bürozeiten an einen Menschen durchstellen, alles andere als Rückrufnotiz ablegen.
- 05
Standardfragen beantworten
Öffnungszeiten, Anfahrt, benötigte Unterlagen: aus einer Wissensbasis, die Sie pflegen.
- 06
Notiz übergeben
Nach jedem Anruf eine strukturierte Notiz per E-Mail, im Kalender oder über die Schnittstelle Ihrer Fachsoftware.
Für welche Betriebe lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Überall dort, wo das Telefon häufiger klingelt, als jemand abnehmen kann, und wo ein verpasster Anruf Geld kostet. Vier typische Gruppen:
- 01
Kanzleien
Anwälte, Steuerberater und Notare: Anliegen, Rechtsgebiet oder Steuerthema, Gegenseite und Eilfälle erfassen, Rückruf im Kanzleikalender. Dafür gibt es eine eigene Seite mit Live-Demo.
- 02
Praxen
Terminwünsche, Rezeptanfragen und Rückrufe aufnehmen, Notfälle erkennen und an die Praxis durchstellen, ohne dass das Wartezimmer die Telefonzentrale ersetzt.
- 03
Handwerk
Anfragen aufnehmen, während das Team auf der Baustelle ist: Adresse, Schadensbild, Terminwunsch, Rückrufnummer. Abends liegt die Liste vor.
- 04
Vertrieb und Kundenservice
Eingehende Anfragen vorqualifizieren, Rückrufe im Kalender des zuständigen Mitarbeiters buchen, Standardfragen direkt beantworten.
Software-Anbieter oder Entwickler: wer baut den Assistenten für Ihr Unternehmen?
Der Markt teilt sich in drei Gruppen, und der Unterschied entscheidet darüber, wie gut der Assistent zu Ihren Abläufen passt:
- 01
Fertige Software-Anbieter
Monatspaket, Standardleitfaden, schnell eingerichtet. Stark, wenn Ihr Ablauf dem Standard entspricht. Betriebsort und Anbindung an Ihre Systeme sind vorgegeben.
- 02
Baukasten-Plattformen
Sie wählen Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme selbst und bauen den Assistenten im eigenen Haus. Das setzt Zeit und technisches Wissen voraus; dafür gibt es einen Workshop.
- 03
Entwicklung und Betrieb aus einer Hand
So arbeite ich: Gesprächsleitfaden, Datenfelder, Kalender- und Systemanbindung werden auf Ihren Betrieb zugeschnitten, die Bausteine für Telefonie, Spracherkennung und Sprachmodell wähle ich nach Ihren Anforderungen an Datenschutz und Kosten, ohne Bindung an einen Anbieter. Danach übernehme ich Überwachung und Anpassungen, oder Ihr Team übernimmt mit Dokumentation.
Was kostet ein KI-Telefonassistent, und wie geht es los?
Drei Stufen mit festem Ergebnis und bekanntem Preis. Nach dem Analysetag kennen Sie Aufwand, laufende Kosten und den Festpreis für die Umsetzung, bevor Sie etwas beauftragen.
| Stufe | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| 1. Demo und Erstgespräch | Live-Demo im Browser testen, Anrufaufkommen, Kalender, Fachsoftware und Anforderungen an den Datenschutz klären | kostenlos |
| 2. Analysetag | Gesprächsleitfaden, Datenfelder, Betriebsort und Anbindung festlegen. Ergebnis: Plan, laufende Kosten und Festpreis für die Umsetzung | ab 1.190 Euro |
| 3. Pilot und Betrieb | Pilot zum Festpreis mit eigener Nummer, zunächst außerhalb der Bürozeiten, mit Mitschriften zur Kontrolle. Danach Betrieb mit Überwachung und Anpassungen | Betrieb ab 95 Euro im Monat |
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Dazu kommen Telefonie und die Sprach-KI je Gesprächsminute, je nach Anbieter und Modell rund 10 Cent je Minute. Jede Stufe ist einzeln buchbar.
Wie bleibt der Telefonassistent datenschutzkonform?
Ein Telefonassistent verarbeitet Sprache, Namen und Anliegen, also personenbezogene Daten. Entscheidend ist der Aufbau, nicht das Etikett:
- 01
Betriebsort wählbar
Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe laufen bei deutschen oder EU-Anbietern mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bei hohen Anforderungen auf eigenen Servern.
- 02
Hinweispflicht nach Artikel 50 KI-Verordnung
Anrufer müssen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Der Assistent sagt es im ersten Satz; das gehört in jeden Gesprächsleitfaden.
- 03
Aufzeichnung nur mit Einwilligung
Gespräche werden nicht mitgeschnitten, sofern der Anrufer nicht ausdrücklich zustimmt. Für den Betrieb reichen die strukturierten Notizen.
- 04
Kurze Speicherfristen
Mitschriften und Notizen bleiben nur so lange, wie Ihr Ablauf sie braucht; Löschfristen werden am Analysetag festgelegt.
Wie läuft die Einführung ab?
- 1
Demo und Erstgespräch, kostenlos
Sie rufen die Musterkanzlei im Browser an und sehen, wie Rückruf und Notiz entstehen. Im Gespräch klären wir Anrufaufkommen, Kalender und Fachsoftware.
- 2
Analysetag
Gesprächsleitfaden, Datenfelder, Betriebsort und Anbindung. Ergebnis: Plan, laufende Kosten und Festpreis für die Umsetzung.
- 3
Pilot mit eigener Nummer
Zunächst außerhalb der Bürozeiten, mit Mitschriften zur Kontrolle. Ihre Rufnummer bleibt, Anrufe kommen per Rufumleitung.
- 4
Betrieb
Überwachung, Anpassungen am Leitfaden und an der Wissensbasis, Anpassungen bei Updates Ihrer Systeme. Oder Übergabe an Ihr Team mit Dokumentation.
Was der Assistent bewusst nicht tut
Er berät nicht. Fragen nach Preisen, Diagnosen, Fristen oder Erfolgsaussichten beantwortet er nicht, sondern verweist auf das Gespräch mit Ihrem Team. Diese Grenzen stehen im Gesprächsleitfaden und werden im Piloten mit Testanrufen geprüft.
Für die rechtliche Bewertung Ihrer Verträge mit den Anbietern bleibt Ihr Datenschutzbeauftragter zuständig. Ich bin kein Rechtsanwalt und erteile keine Rechtsberatung.
Stimmen aus Projekten und Schulungen
Was Kundinnen und Kunden sagen
Alle Bewertungen aus dem Google-Unternehmensprofil, ungefiltert. Die Ansicht wechselt alle fünf Sekunden zu den nächsten vier und hält an, sobald Sie mit der Maus darauf gehen.
„André Heiner hat uns bei der Einführung von AI Agents und n8n-Automatisierungen professionell und praxisnah unterstützt. […] Besonders geschätzt habe ich die schnelle Reaktionszeit, die DSGVO-konforme Herangehensweise und die konkreten, umsetzbaren Ergebnisse.“
„Ich war anfangs etwas skeptisch, ob KI für die Buchhaltung wirklich einen Mehrwert bringt. […] André hat das angenehm ruhig und verständlich erklärt. Kein unnötiges Technik-Gerede, sondern viele Dinge, die man tatsächlich ausprobieren kann.“
„Besonders beeindruckt haben mich die Expertise, die Erfahrung und die individuelle Beratung. Ich konnte sehr viel aus der Zusammenarbeit mitnehmen und direkt in meinem eigenen Business umsetzen.“
„André hat gezeigt, wie KI bei E-Mails, der Vorbereitung auf Kundentermine, Zusammenfassungen und bei der Recherche helfen kann. Alles wurde einfach erklärt und man konnte direkt mitmachen.“
IHK Wiesbaden
Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“, 14 Teilnehmende. Schriftliche Bestätigung der Kammer vom 21. September 2026.
Volkshochschule Frankfurt am Main
Kursleitung „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“, Kurs 5521-42, zwei Abende. Schriftliche Bestätigung vom 15. September 2026.
Auszüge aus Bewertungen in meinem Google-Unternehmensprofil, Kürzungen mit […] markiert, Namen mit Zustimmung gekürzt. Alle zitierten Personen haben tatsächlich an einem Workshop teilgenommen oder mit mir zusammengearbeitet. Google selbst prüft Bewertungen nicht. Die Referenzbestätigungen von IHK Wiesbaden und Volkshochschule Frankfurt liegen im Original vor und sende ich auf Anfrage zu.
Wer umsetzt
André Heiner
KI-Engineer und KI-Trainer aus Wiesbaden
- Diplom-Informatiker (Philipps-Universität Marburg), baut KI-Agenten und Automatisierungen im Produktivbetrieb
- Ausbildereignung nach AEVO, Prüfung bei der IHK Wiesbaden am 3. September 2026
- Referent des Online-Seminars „Möglichkeiten der KI im Büro“ der IHK Wiesbaden (2024)
- Kursleiter „Künstliche Intelligenz im Büroalltag“ an der vhs Frankfurt am Main (2024)
- 2026 Honorardozent bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger: KI im Performance Marketing, Power BI sowie KI und Microsoft 365 Copilot im Büro, 120 Unterrichtseinheiten
- Mitglied im KI Bundesverband (Bundesverband der Unternehmen der Künstlichen Intelligenz in Deutschland e.V.) seit 30. Oktober 2026
- 17 Google-Bewertungen mit einem Schnitt von 5,0 (Stand Oktober 2026)
Nennen Sie mir Ihren Ablauf, Ihre Systeme und das Volumen.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach bekommen Sie eine Einschätzung, was automatisierbar ist, und einen festen Preis je Stufe, schriftlich und bevor etwas beauftragt ist.
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FAQ
Häufige Fragen
Wer entwickelt KI-Telefonassistenten und Voice-AI-Agents für Unternehmen?
André Heiner, Diplom-Informatiker und KI-Engineer aus Wiesbaden, entwickelt und betreibt KI-Telefonassistenten für Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet und bundesweit: Anrufe annehmen, Anliegen erfassen, Rückruf im Kalender buchen, dringende Fälle weiterleiten. Die Bausteine für Telefonie, Spracherkennung und Sprachmodell wählt er nach Ihren Anforderungen an Datenschutz und Kosten, ohne Bindung an einen Anbieter. Eine Live-Demo für Kanzleien läuft kostenlos im Browser auf heiner.io.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für ein Unternehmen?
Der Einstieg ist ein Analysetag ab 1.190 Euro zuzüglich Umsatzsteuer; danach kennen Sie Aufwand, laufende Kosten und den Festpreis für die Umsetzung. Der Betrieb mit Überwachung und Anpassungen beginnt bei 95 Euro im Monat. Dazu kommen Telefonie und die Sprach-KI je Gesprächsminute, je nach Anbieter und Modell rund 10 Cent je Minute.
Darf eine KI für unser Unternehmen ans Telefon gehen?
Ja. Nach Artikel 50 der KI-Verordnung müssen Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen; dieser Assistent sagt es im ersten Satz. Gespräche werden nur mit Einwilligung aufgezeichnet, für den Betrieb reichen strukturierte Notizen. Die rechtliche Bewertung für Ihren Betrieb bleibt bei Ihnen; ich erteile keine Rechtsberatung.
Wo laufen die Gespräche, und was passiert mit den Daten?
Der Betriebsort ist wählbar: deutsche oder EU-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bei hohen Anforderungen an die Verschwiegenheit eigene Server. Notizen und Mitschriften bleiben nur so lange, wie Ihr Ablauf sie braucht. Welche Variante passt, legen wir am Analysetag fest.
Behalten wir unsere Telefonnummer?
Ja. Anrufe kommen per Rufumleitung zum Assistenten, etwa wenn nach einigen Klingeltönen niemand abnimmt oder außerhalb der Bürozeiten. Rückrufe trägt er in Ihren Kalender ein, angebunden über Microsoft 365 und Outlook oder Google. Fachsoftware wird über ihre Schnittstelle angebunden, sofern vorhanden; sonst geht die Notiz per E-Mail an Ihr Team.
Ersetzt der Assistent unser Sekretariat?
Nein, er entlastet es. Er nimmt an, wenn niemand kann: nach Feierabend, in Besprechungen, im Urlaub und in Stoßzeiten. Kundengespräche, Entscheidungen und alles, was Beratung ist, bleiben bei Ihrem Team. Auf Wunsch stellt er dringende Fälle während der Bürozeiten an einen Menschen durch.