Eingangsrechnungen gehen von allein an DATEV: aus dem Postfach, nach Zahlungsart sortiert, mit Archiv in Google Drive
Veranstalter aus dem Rhein-Main-Gebiet
Kurz gesagt
Für einen Veranstalter aus dem Rhein-Main-Gebiet habe ich im Juni 2026 den Weg der Eingangsrechnungen automatisiert. Jeden Morgen sucht n8n neue Rechnungen im Postfach, ein Sprachmodell liest Betrag, Rechnungsnummer und Zahlungsart, und der Beleg geht an das passende DATEV-Postfach, das Original zusätzlich nach Google Drive. Im ersten Testlauf stimmten 7 von 7 Rechnungen. Seit dem 22. Juni 2026 ist der Ablauf scharf geschaltet und läuft beim Kunden jeden Morgen.
Vorher und nachher
Vorher
- Rechnungen kommen per Mail von vielen Absendern und müssen einzeln gesucht, geöffnet und umbenannt werden.
- Jeder Beleg wird von Hand an DATEV weitergeleitet, getrennt nach Kreditkarte und Überweisung, wie es das Steuerbüro verlangt.
- Englische Rechnungen von Künstlern und Agenturen aus dem Ausland brauchen jedes Mal eine Extrarunde wegen der Quellensteuer.
- Bei vielen Belegen geht einer unter, und das fällt erst beim Steuerbüro auf.
Nachher
- Jeden Morgen um 6 Uhr sucht die Automatisierung neue Rechnungen im Postfach, auch englische.
- Der Beleg landet im richtigen DATEV-Postfach: Kreditkarte und PayPal getrennt vom Rechnungseingang.
- Das Original liegt parallel in Google Drive, jede Rechnung steht mit Lieferant, Betrag und Link in einer Übersichtstabelle.
- Rechnungen mit Quellensteuer nach § 50a EStG werden erkannt, vorberechnet und zur Prüfung vorgemerkt.
- Nach jedem Lauf kommt ein Lebenszeichen aufs Handy, bei einem Fehler sofort ein Alarm per Mail.
7 von 7
Rechnungen im ersten Testlauf richtig erkannt und einsortiert, 2 per Kreditkarte, 5 per Überweisung
0 Fehler
im ersten echten Lauf am 22. Juni 2026: zwei neue Belege an DATEV gesendet und in Google Drive abgelegt
1 Cent
KI-Kosten je Rechnung im Test, gemessen mit Claude bei rund 1.000 Token
So funktioniert es
- 1
Postfach durchsuchen
Einmal am Tag sucht n8n im Postfach nach Mails mit Rechnung, Invoice oder Receipt im Anhang. Ein Filter lässt nur echte PDFs durch. Ein Bild oder eine defekte Datei löst eine Hinweis-Mail aus, statt den ganzen Lauf zu stoppen.
- 2
KI liest die Rechnung
Ein Sprachmodell liest den Text und liefert feste Felder: Ist es überhaupt eine Rechnung, Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Zahlungsart. Das Modell ist austauschbar, im Projekt getestet mit Claude, Gemini und Grok.
- 3
Nach Zahlungsart verteilen
Kreditkarte und PayPal gehen an das DATEV-Postfach Kreditkarte, Überweisungen an den Rechnungseingang. Ist die Zahlungsart unklar, landet der Beleg sicherheitshalber im Rechnungseingang, dort sieht ihn das Steuerbüro in jedem Fall.
- 4
Archiv und Übersicht
Das Original-PDF geht parallel nach Google Drive. Jede Rechnung bekommt eine Zeile in einer Notion-Tabelle mit Link zum Beleg. Ein Merker im Postfach und dieselbe Tabelle verhindern, dass eine Rechnung zweimal an DATEV geht.
- 5
Testmodus und Sicherheitsnetz
Ein Schalter schickt alle DATEV-Mails zuerst an eine Testadresse. Erst nach bestandenem Testlauf und Freigabe gehen sie an die echten Postfächer. Danach meldet sich der Ablauf nach jedem Lauf per Telegram, bei einem Fehler kommt sofort eine Mail.
Belege aus dem Betrieb
Wie es gebaut ist, mit Technik und Messwerten: im KI-Labor.
Was Sie mitbringen und was es laufend kostet
Was Sie mitbringen
- Ein Postfach, in dem die Rechnungen ankommen. Im Projekt war es Gmail.
- DATEV Unternehmen online mit den Upload-Postfächern für Rechnungseingang und Kreditkarte; die Adressen hat Ihr Steuerbüro
- Eine Absenderadresse, die bei DATEV für den Upload per Mail freigeschaltet ist
- Google Drive oder eine andere Ablage für das Archiv der Originale
- Ein Konto für n8n und einen API-Schlüssel für ein Sprachmodell, beides auf Ihren Namen
Laufende Kosten
- n8n in der Cloud: im Projekt rund 20 bis 25 Euro im Monat (Stand Juni 2026)
- Sprachmodell: im Test rund 1 Cent je Rechnung
- DATEV, Postfach und Google Drive laufen über Ihre bestehenden Verträge
- Auf Wunsch übernehme ich den Betrieb, Preis siehe Pakete
Grenzen, ehrlich gesagt
- Der Ablauf endet beim Upload in DATEV. Kontieren und buchen macht weiter Ihr Steuerbüro.
- Barbelege und Kasse bleiben Handarbeit.
- Rechnungen ohne PDF-Anhang, etwa nur mit Download-Link, erfasst der Ablauf noch nicht.
- Der Abgleich mit dem Bankkonto läuft bewusst nicht in n8n, sondern in DATEV.
- Der Text jeder Rechnung geht an den KI-Anbieter. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört vorher dazu.
- Belegt sind der Testlauf und der erste echte Lauf. Eine Auswertung über mehrere Monate gibt es noch nicht.
Ablauf
Schritt 1
Erstgespräch
15 Minuten, kostenlos
Welche Rechnungen, welches Postfach, welche DATEV-Postfächer nutzt Ihr Steuerbüro.
Schritt 2
Aufbau im Testmodus
im Projekt eine Woche
Der Workflow entsteht in Ihrem n8n, alle DATEV-Mails gehen zuerst an eine Testadresse. Wir prüfen mit echten Rechnungen aus Ihrem Postfach, bis alles stimmt.
Schritt 3
Scharf schalten und Übergabe
ein Termin
Ein echter Beleg geht an DATEV, Ihr Steuerbüro bestätigt den Eingang, dann läuft es täglich. Dazu eine Dokumentation, auf Wunsch übernehme ich den Betrieb.
Pakete und Preise
Analysetag (KI-Audit) für Automatisierung
ab 1.950 Euro, zzgl. USt.
Einstieg in die Automatisierung von Buchhaltungs- und Verwaltungsabläufen.
Pilot mit echten Daten
ab 3.450 Euro, zzgl. USt.
Wird bei der Umsetzung angerechnet, danach Umsetzung zum Festpreis.
Betrieb der Automatisierung
ab 490 Euro im Monat, zzgl. USt.
Laufender Betrieb, Überwachung und Anpassungen.
Häufige Fragen
+Kann KI Eingangsrechnungen automatisch an DATEV schicken?
Ja, über die Upload-Postfächer von DATEV Unternehmen online. Jedes Postfach hat eine eigene Mailadresse, etwa für Rechnungseingang und Kreditkarte. Die Automatisierung schickt den Beleg als Mail mit PDF-Anhang an das passende Postfach. Eine Schnittstelle zum Buchen braucht es dafür nicht.
+Woran erkennt die KI, ob per Kreditkarte oder Überweisung bezahlt wurde?
An den Zahlungshinweisen im Rechnungstext, etwa Kreditkarte, Visa, PayPal oder eine Bankverbindung mit Zahlungsziel. Ist die Zahlungsart nicht eindeutig, geht der Beleg in den Rechnungseingang. Dort sieht ihn das Steuerbüro in jedem Fall.
+Was passiert mit englischen Rechnungen und Rechnungen aus dem Ausland?
Die Suche findet auch Invoice und Receipt, das Modell liest englische Rechnungen genauso. Für Veranstalter wichtig: Rechnungen ausländischer Künstler mit Quellensteuer nach § 50a EStG erkennt der Ablauf gesondert, berechnet die Werte vor und legt sie in eine eigene Tabelle zur Prüfung. Die steuerliche Beurteilung bleibt beim Steuerbüro.
+Wie verhindere ich, dass eine Rechnung doppelt oder als Test in der Buchhaltung landet?
Solange der Testmodus an ist, gehen alle DATEV-Mails an eine Testadresse. Umgestellt wird erst nach einem bestandenen Testlauf und Ihrer Freigabe. Gegen doppelte Belege markiert der Ablauf jede verarbeitete Mail im Postfach und prüft vor dem Versand, ob die Rechnung schon in der Übersichtstabelle steht.
+Welches KI-Modell steckt dahinter?
Das Modell ist austauschbar. Im Projekt habe ich mit Claude, Gemini und Grok getestet. Als einem Anbieter das Guthaben fehlte und ein zweiter zeitweise ausfiel, war das Modell in Minuten getauscht, der Ablauf blieb gleich.
Ihr Fall ist nicht dabei?
Schildern Sie ihn mir. Oft ist es eine Variante von etwas, das hier schon läuft. Im Erstgespräch sage ich Ihnen ehrlich, ob es sich lohnt.
André Heiner, KI-Engineer und Dozent aus Wiesbaden. Wie die Projekte gebaut sind, steht im KI-Labor.