Abgeschlossen im Oktober 2026Schulung im TeamDokumente und Akten

Copilot prüft die Schlussrechnung in drei Minuten vor: Ergebnis aus einem Schulungstag im Architekturbüro

Architekturbüro aus Frankfurt am Main, Schulungstag mit 7 Teilnehmenden

Kurz gesagt

Am 30. Oktober 2026 habe ich ein Architekturbüro in Frankfurt einen Tag lang in Microsoft Copilot geschult, vor Ort mit 7 Teilnehmenden. Am Nachmittag haben wir eine echte Schlussrechnung geprüft, die früher zwei Planer zwei bis drei Wochen gebunden hatte. Copilot fand in drei Minuten denselben Rechenfehler, den fehlenden Nachlass und die fehlenden vertraglichen Abzüge. Noch am selben Tag machte der Büroinhaber die Zwei-Minuten-Vorprüfung jeder Rechnung zur Büroregel.

Pakete und Preise Erstgespräch buchen

Vorher und nachher

Vorher

Rechnungsprüfung ist der größte Zeitfresser im Büro, sagt der Inhaber selbst.
Handwerkerrechnungen mit 40 Seiten werden Position für Position gegen den Auftrag abgehakt, oft ohne einen einzigen Befund.
Im Alltag bleibt die Rechnung liegen, und kurz vor dem Zahlungsziel zeigt sich, dass sie nicht prüffähig ist.
Eine Schlussrechnung band zwei Planer zwei bis drei Wochen, bis Rechenfehler und fehlende Abzüge gefunden waren.
Microsoft 365 war da, Copilot hatte im Büro noch niemand benutzt.

Nachher

Jede eingehende Rechnung geht zuerst zwei Minuten durch die Vorprüfung mit Copilot: Rechnung und Auftrag hinein, Abweichungen heraus.
Mehrmengen, geänderte Einheitspreise, Nachträge und Rechenfehler stehen auf einen Blick da. Die Planer prüfen gezielt statt Zeile für Zeile.
Copilot entwirft die Rückmeldung an die Firma: ein Anschreiben mit nummerierter Korrekturtabelle und eine Mail im Ton des Inhabers.
Ein gemeinsam gebauter Copilot-Agent für die Rechnungsprüfung ist der Startpunkt für die nächsten Schritte.

3 Minuten

für die Vorprüfung einer echten Schlussrechnung, früher zwei Planer für zwei bis drei Wochen

2 Minuten

Vorprüfung je eingehender Rechnung, seit dem Schulungstag feste Büroregel

Teilnehmende vor Ort, ein ganzer Tag von 9 bis 16 Uhr, nachmittags mit echten Unterlagen

So funktioniert es

1
Auftragsklärung vorab
Eine Stunde per Video mit dem Inhaber: Wo geht Zeit verloren, welche Programme, welche Lizenzen. Ergebnis: Rechnungsprüfung, Vorlagen und Protokolle als Schwerpunkte des Tages.
2
Üben an erfundenen Unterlagen
Vormittags die Grundlagen in Copilot Chat, Outlook, Word und Excel. Die erste Rechnungsprüfung läuft mit einem erfundenen Projekt: Auftrag, Rechnung und Nachtrag hinein, Copilot findet Mehrmengen, geänderte Einheitspreise und Rechenfehler.
3
Praxisteil in zwei Gruppen
Nachmittags arbeitet eine Gruppe an der Rechnungsprüfung, die andere an Vorlagen wie Fensterlisten und Protokollen. Ab hier mit echten Projektunterlagen, im Firmenkonto des Büros.
4
Die echte Schlussrechnung
Eine Trockenbau-Schlussrechnung, die das Team früher wochenlang geprüft hatte, geht in Copilot. Nach drei Minuten stehen derselbe Rechenfehler, der fehlende Nachlass und die fehlenden vertraglichen Abzüge auf dem Bildschirm.
5
Ein eigener Agent
Zum Schluss bauen wir gemeinsam einen Copilot-Agenten für die Rechnungsprüfung. Im Test liefert er einen Prüfbericht und kommt bei der echten Rechnung auf denselben Kürzungsbetrag wie das Team damals.

Belege aus dem Betrieb

Team eines Frankfurter Architekturbüros mit André Heiner, Daumen hoch vor dem gemeinsam gebauten Copilot-Agenten für die Rechnungsprüfung — Nach der letzten Übung: Der gemeinsam gebaute Agent „Rechnungsprüfung“ läuft. Veröffentlicht mit Einverständnis der Teilnehmenden.

Praxisteil der Copilot-Schulung in einem Frankfurter Architekturbüro: André Heiner erklärt, das Team arbeitet an den eigenen Laptops — Praxisteil mit echten Projektunterlagen. Bildschirme unkenntlich gemacht, Foto mit Einverständnis der Teilnehmenden.

Was Sie mitbringen und was es laufend kostet

Was Sie mitbringen

Microsoft 365 im Firmenkonto, im Büro war es Business Standard
Copilot-Lizenzen für alle, die Copilot direkt in Outlook, Word und Excel nutzen sollen
Für den Praxisteil echte Unterlagen: eine schon geprüfte Rechnung samt Auftrag, deren Ergebnis Sie kennen
Laptops für alle Teilnehmenden, Mac oder Windows, und einen großen Bildschirm
Einen zweiten Raum, wenn der Praxisteil in zwei Gruppen laufen soll

Laufende Kosten

Microsoft 365 Business, das Sie meist schon haben
Copilot-Lizenz von Microsoft je Person, Stand Oktober 2026 rund 18 Euro im Monat bei Jahresbindung
Die Vorprüfung selbst braucht kein weiteres Werkzeug, nur zwei Minuten je Rechnung
Ein halber Tag zum Nachschärfen nach einigen Wochen, Preis siehe Pakete

Grenzen, ehrlich gesagt

Copilot macht die Vorprüfung, nicht die Freigabe. Prüfung und Verantwortung bleiben beim Planer.
Copilot mischt manchmal alte Fassungen oder Kopien von Kollegen unter. Die Verweise in der Antwort deshalb immer prüfen.
Agenten in Copilot haben enge Grenzen: höchstens 8.000 Zeichen Anweisung und höchstens acht Skills. Im Kurs hat Claude die zu lange Anweisung im ersten Anlauf gekürzt.
Ein Aufmaß mit Hunderten Seiten maschinell gegen Grundrisse zu prüfen, hält der Büroinhaber ohne feste Toleranzen nicht für sinnvoll.
Echte Projektunterlagen nur im Firmenkonto, nie im privaten Copilot.

Ablauf

Schritt 1
Erstgespräch und Auftragsklärung
15 Minuten, dann eine Stunde per Video
Wo geht Zeit verloren, welche Programme und Lizenzen sind da. Danach steht die Agenda, abgestimmt auf Ihre Unterlagen.
Schritt 2
Schulungstag
9 bis 16 Uhr, vor Ort oder online
Vormittags Grundlagen und Übungen mit erfundenen Unterlagen, nachmittags Praxisteil in Gruppen mit Ihren echten Unterlagen. Mit Teilnahmebescheinigung.
Schritt 3
Nachschärfen
nach einigen Wochen
Gesammelte Fälle aus dem Alltag, offene Fragen, nächste Agenten. In diesem Büro ist der Termin für Dezember vereinbart.

Pakete und Preise

Kompakt-Schulung, halber Tag (bis 8 Personen)

1.590 Euro je Gruppe, zzgl. USt.

KI im Arbeitsalltag als halber Tag inhouse oder online, mit Unterlagen und Teilnahmebescheinigung. Gilt auch für Branchen-Schulungen, etwa Copilot für Architektur- und Planungsbüros (heiner.io/copilot-architekten).

Das komplette Paket

Schulungstag inhouse (bis 12 Personen)

2.950 Euro je Gruppe, zzgl. USt.

Ein Tag im Haus des Unternehmens, Vorbereitung auf das Unternehmen, Teilnahmeregister, Anfahrt im Rhein-Main-Gebiet enthalten. Gilt auch für Branchen-Schulungen, etwa Copilot für Architektur- und Planungsbüros (heiner.io/copilot-architekten).

Erstgespräch buchen, 15 Minuten kostenlos

Häufige Fragen

+Kann Copilot eine Schlussrechnung prüfen?

Vorprüfen, ja. Am Schulungstag gingen Rechnung und Auftrag als Dateien in Copilot, mit der Bitte, die Positionen gegen den Auftrag zu prüfen. Nach drei Minuten standen Rechenfehler, fehlender Nachlass und fehlende vertragliche Abzüge da: dieselben Befunde, die das Team früher in Wochen gefunden hatte. Freigeben und verantworten bleibt beim Planer.

+Brauchen alle im Büro eine Copilot-Lizenz?

Nein. Copilot Chat ist im Microsoft-365-Firmenkonto ohne Zusatzlizenz dabei, dort lassen sich Rechnung und Auftrag hochladen und vorprüfen. Die Lizenz braucht, wer Copilot direkt mit Postfach, Kalender und Dateien arbeiten lassen will, etwa in Outlook. Wer welche Lizenz bekommt, klären wir vor dem Schulungstag.

+Bleiben unsere Projektunterlagen im Unternehmen?

Im Firmenkonto arbeitet Microsoft als Auftragsverarbeiter, Copilot läuft für EU-Kunden innerhalb der EU-Datengrenze, und Eingaben werden nicht zum Training genutzt (Stand Oktober 2026). Ausnahme ist die Websuche: Dafür geht ein kurzer Suchbegriff an Bing. Deshalb gilt im Kurs: keine Kundennamen in Fragen mit Websuche und echte Unterlagen nie im privaten Konto.

+Was kann der Copilot-Agent für die Rechnungsprüfung, und wo hakt es?

Der Agent bekommt Rechnung und Auftrag und liefert einen Prüfbericht. Im Test kam er bei der echten Rechnung auf denselben Kürzungsbetrag wie das Team damals. Gehakt hat es an den Grenzen von Copilot: Die Anweisung darf höchstens 8.000 Zeichen lang sein, und mehr als acht Skills gehen nicht. Ob sich der Agent im Alltag bewährt, schauen wir beim Folgetermin an.

+Geht der Schulungstag auch online?

Ja, als ganzer Tag von 9 bis 16 Uhr mit denselben Übungen und Unterlagen wie vor Ort. Vor Ort können im Praxisteil zwei Gruppen in zwei Räumen parallel arbeiten.