Buchhaltung automatisieren mit DATEV, n8n & KI
Rechnungen kommen aus zig Quellen ins Postfach und müssen einzeln gesichtet, sortiert und an DATEV weitergeleitet werden. Das automatisiere ich — die KI erkennt und klassifiziert den Beleg, n8n liefert ihn ab und archiviert ihn. Sicher, mit Dry-Run und Fehler-Alarm.
Kurz gesagt
Eingangsrechnungen landen automatisch im richtigen DATEV-Upload-Postfach und als Beleg in Google Drive — ohne manuelles Sortieren. Nicht lesbare Belege werden gemeldet statt still verschickt, und nichts geht doppelt raus.
So läuft der Ablauf
1. Erkennen
Der Workflow findet Eingangsrechnungen mit PDF-Anhang im Postfach — nur echte PDFs, nur neue/unverarbeitete Mails.
2. Klassifizieren (KI)
Eine KI liest den Beleg aus: Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum und Zahlungsart (Kreditkarte vs. Überweisung).
3. An DATEV senden
Versand an das passende DATEV-Upload-Postfach (Rechnungseingang oder Kreditkarte) — mit Dry-Run-Schalter vor Go-Live.
4. Archivieren & protokollieren
Das Original-PDF wird in Google Drive abgelegt und jede Verarbeitung in einer Übersichts-Tabelle (Notion) protokolliert.
Aus der Praxis
Event-Veranstalter, Frankfurt (~30 Events/Jahr)
Vorher: alle Belege manuell. Jetzt: Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt, per KI nach Kreditkarte/Überweisung klassifiziert, an die jeweiligen DATEV-Postfächer gesendet und als Beleg in Google Drive abgelegt — mit Fehler-Frühwarnsystem (Alarm-Mail bei Problemen), Idempotenz gegen Doppel-Uploads und einer Live-Übersicht aller verarbeiteten Rechnungen in Notion. Go-Live abgesichert über einen Dry-Run-Schalter.
Wie das technisch läuft — im KI-LaborTools & Plattformen
Häufige Fragen
Wie kommen die Belege zu DATEV?
Über die DATEV-Upload-Postfächer. Der Workflow findet Rechnungen mit PDF-Anhang, klassifiziert sie per KI nach Zahlungsart und sendet sie an das passende Postfach (z. B. Rechnungseingang oder Kreditkarte). Parallel landet das Original als Beleg in Google Drive.
Kann die KI Beträge falsch erkennen?
Vor dem Echtbetrieb wird alles im Dry-Run gegen echte Testrechnungen geprüft. Nicht lesbare oder fehlerhafte Belege gehen NICHT an DATEV, sondern lösen eine Hinweis-Mail zur manuellen Prüfung aus.
Werden Rechnungen doppelt verschickt?
Nein — durch Idempotenz (verarbeitete Mails werden markiert/archiviert) verarbeitet ein erneuter Lauf dieselbe Rechnung nicht noch einmal, auch nach einem Neustart nicht.
Ist das DSGVO-konform und übergebbar?
Ja: Betrieb EU/self-hosted, Belege in Drive, Operationen in n8n, Secrets verschlüsselt. Workflows als JSON versioniert und dokumentiert — Ihr Team kann übernehmen.